8.09.2012

Blog Summary HSMA Nord Event 14.08.12: „Industriestandards im RFP Prozess“

Summary zum HSMA Nord Event

„Industriestandards im „RFP Prozess“

14.08.2012, Novotel Hamburg Alster

 

Am 14.08.2012 fand das bislang größte HSMA Regionalevent in der Region Nord im Novotel Hamburg Alster statt. 14 hochkarätige Referenten aus dem Topmanagement der Hotellerie, IT Dienstleister, Unternehmensberatungen, Travelmanager sowie ausgewiesene RFP Spezialisten kamen von weit her angereist um offen zu diskutieren. Das Ziel war es im Rahmen einer offenen Podiumsdiskussion konstruktiv über das komplexe Thema mit dem Publikum zu diskutieren, um zu schauen, ob es eine gemeinsame Schnittmenge gibt. Und wenn ja wo diese liegt. Auch die ca. 40 Gäste aus der Hotellerie im Norden, die der Einladung gefolgt sind, haben sich eifrig an der Diskussion beteiligt.

Sie finden die Präsentation hier: Prezi RFP HSMA Event Aug 2012 . Die wirklich sehr interessante Mindmap finden Sie hier:Mindmap „Standards im RFP Prozess“. Mindmapper: Julia Jung

Auch einen ganz großen Dank an die „FVW“, die ebenfalls an diesem Abend vertreten war, für den tollen Report FVW_Report RFP Event HSMA Nord

Vielen Dank an dieser Stelle nochmals an Antje Pflug HSMA Nord für die große Geduld mit mir, an Miriam Ziemer und Herrn Fuchs (GM) vom Novotel Hamburg Alster für die super Location und tolle Bewirtung, an die vielen tollen Referenten und auch an das großartige Publikum für den sehr erkenntnisreichen Abend. Einen ganz großen Dank auch an Julia Jung, Onlinemarketing Relexa Hotels, für das tolle Mindmapping.

Für diejenigen, die nicht dabei gewesen sind, hier nochmals die Erläuterung zu dem „RFP“ Begriff:

RFP (Request for Proposal): Ausschreibungen

Ein RFP ist ein Ausschreibungsverfahren für Leistungen unterschiedlicher Art. In der Hotellerie wird dieser Begriff für die jährlich stattfindenden Verhandlungen über Reisebüro-Raten mit den Reisebüro-Konsortien und den vertraglich vereinbarten Raten mit unterschiedlichen Firmen verwendet.

Worum ging es an diesem Abend?

Hier finden Sie die Ausgangsfragen auf unserer Mindmap. Für eine detaillierte Betrachtung öffnen Sie bitte das „PDF“ der Mindmap. Es lohnt sich…))). Weiter unten nach den Bildern finden Sie meine persönliche Wahrnehmung, die sich nicht mit anderen Wahrnehmungen decken muss.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nun mein persönliches Gesamtfazit zu diesem wertvollen Abend. Ich freue mich auf Ihre Meinung dazu an dieser Stelle. Lassen Sie es uns gerne kontrovers diskutieren.

Das Thema ist zunächst noch erheblich komplexer als ich es persönlich bislang angenommen habe. Die Gründe hierfür sind sehr vielschichtig, behindern aber meiner Meinung nach sehr wesentlich die mittelfristige Einführung von nationalen oder auch internationalen Industriestandards. Zumindest dann wenn man alle auf diesem Weg mitnehmen möchte. Hier nun die Gründe im Einzelnen aufgeführt:

  • Es existieren extrem unterschiedliche Bedürfnisse zwischen der Privathotellerie, Hotelkooperationen sowie den internationalen Hotelketten. Die Diskussion zeigte auf, dass sowohl der fachliche Kenntnisstand, als auch die Bedürfnisse extrem weit auseinander gehen. Die Hotellerie ist zu stark fragmentiert als dass eine Gesamtlösung mittelfristig absehbar wäre. Dies betriff auch die Situation allgemein zwischen Supplier und dem „Demand“. Dennoch gab es gute Ansätze an diesem Abend, zumindest im Bereich des „kleinsten gemeinsamen Nenners“.
  • Sichtweise des Mittelstandes:Der Mittelstand hat sehr viele tägliche operative Themen auf dem Zettel, die fast alle vorhandenen Ressourcen aufbrauchen. Es fehlt schlicht und einfach die Zeit und das Personal sich intensiver mit diesem großen Thema zu beschäftigen. Auch die Weiterbildung ist ein zentrales Thema. Weiterhin hat sich herauskristallisiert, dass der Mittelstand in der Regel kein so beratungsintensives Produkt zu bieten hat, dass eine Excel Tabelle mit weit über 700 Feldern im RFP Prozess notwendig wäre. Das „KISS“ Prinzip (keep it stupid und simple) lässt hier grüßen. Zumal die meisten Daten sich in der Regel im Jahr kaum ändern. Dies zumindest was die Stammdaten angeht, wie z.B. Lage, Inventory, Facilites etc. Eine Vereinfachung wäre hier wünschenswert. Zudem hat der Mittelstand in der Regel eine andere B2B Kundenstruktur, die natürlich andere Bedürfnisse hat, als ein vergleichsweise multinationales Unternehmen.
  • Sichtweise der Kettenhotellerie:

Viele Kettenhotels sind in diesem Prozess schon erheblich weiter strukturierter als der Mittelstand. Wobei ich persönlich denke, dass es am Ende nicht nur eine Frage der Ressourcen ist. Der gesamte „RFP“ Prozess ist bei vielen Ketten sehr stark automatisiert. Man bedient sich externer Dienstleister wie z.B.

Nexus http://www.nexusworldservices.com/

Lanyon http://www.lanyon.com/HotelSuppliers/Default.aspx,

Ratefinding: http://www.ratefinding.com/de/index.html

oder auch Millenium.

Viele der großen Anbieter wie auch die großen „TMC’s“ setzen größtenteils auf den mittlerweile etablierten „RFP Standard“ von „GBTA  Hotel Global Format“. Dahinter verbirgt sich eine große Exceltabelle mit über 700 verschiedenen „Field“ Einträgen (siehe Präsentation)

Die großen werden zukünftig – wie auch in anderen Bereichen – ganz sicher die Standards und die Innovationsgeschwindigkeit vorgeben, die kleinen werden sich entweder dranhängen müssen oder eigene Modelle entwickeln müssen.

Interessant fand ich dass der Aspekt „Nachhaltigkeit und CSR“ doch ein viel wichtigeres Thema an diesem Abend gespielt hat, als ursprünglich meinerseits angenommen. Auch haben wir gelernt dass für den „MICE“ Bereich hingegen wieder ganz eigene Regeln gelten.

Bei der Frage nach den „Mehrwerten“ zeigt sich ganz klar, dass im Falle von „managed“ Prozessen im Vergleich zu „unmanaged“ Prozessen, es doch erhebliche Vorteile gibt. Dies wird durch Studien auch entsprechend untermauert.

Ein weiterer sehr interessanter Diskussionspunkt war das Thema einer zentralen „RFP Datenbank“. Viele Gründe sprechen aus Prozesskostensicht ganz sicher für eine gemeinsame Datenbank. Dennoch werfen die Themen Datenschutz und Datenhoheit noch sehr viele offene Fragen auf. Für die Travelmanager wäre eine zentrale Datenbank sicherlich extrem hilfreich, da diese ja stets die Anforderungen an den Markt definieren.

Mein abschliessendes Fazit:

Der extreme Organisationsaufwand von ca. 5 Monaten hat sich  zumindest für uns definitiv gelohnt. Es hat Licht in das Dunkel des Themas gebracht, jeder am Prozess Beteiligte hat nun wieder etwas mehr Verständnis für die andere Seite entwickelt. Auch wurden viele kleine relevante Ideen entwickelt, die dem Thema sehr förderlich sein können. Entscheidend ist es nun am Thema dran zu bleiben und es weiter zu entwickeln. Hier sind vor allem die Verbände meiner Meinung nach gefragt, alle Parteien an einen Tisch zu bekommen und die Ansätze weiter zu verfolgen.

Zum besseren Zusammenhang hier nochmals die Panel Liste:

Andreas Schmitz, Director EMEA, Advito / BCD Travel

Björn Kirchhof, Director of Sales EMEA, Nexus World Services

Thomas Ansorge, Thomas Ansorge Travel Consulting, Leiter VDR Fachausschuss Hotel

Carolin Brauer, CEO, Quality Reservations

Tina Sophie Cornelius, Prokuristin/ Leiterin Verkauf & Marketing, Kastens Hotel Luisenhof

Robert Götze, Regional Sales Director North| East,  Accor Hospitality Germany GmbH

Alexander Teichert, Verkaufsdirektor Geschäftsreisen, Best Western

Melanie Schreiber, Hotel Contracting, DERTOUR Corporate Programme

Michael Simon, Mitglied der Geschäftsleitung, Corporate Solutions, HRS

Doris Gellersen, Travelmanagerin, Weinmann Geräte für Medizin GmbH+Co.KG

Marco Simon , Director Global Accounts, Hilton Worldwide

Sabine Möller, CEO, CPH Hotelkooperation

Klaus-Peter Gürtler, Travel Manager, Techniker Krankenkasse,

Holger Leisewitz, Conference & Event Management, Beiersdorf AG

Mindmapping: Julia Jung, Online Marketing, relexa hotels

Quellen:

Nexus

FVW

http://www.serenata.com/de/main/news/news-single/browse/1/article/lanyon-and-serenata-to-provide-hotel-sales-with-complete-visibility-into-corporate-spend-and-rfp-act-1/?tx_ttnews[backPid]=6&cHash=00c1f1d6b8

 

 




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